¿Por qué resulta importante empezar por planificar, protocolizar y poner en práctica las normas y directrices previas antes de iniciar la digitalización del sistema de archivos de cualquier institución pública o privada?
La digitalización de archivos de documentos de cualquier institución y la transformación electrónica tienen como pilar fundamental probar, en primer lugar, que una institución viene previamente diseñando, organizando y poniendo en práctica un sistema de gestión de calidad de su documentación producida en soporte tradicional (papel) y que considera las etapas del ciclo de vida del archivo institucional. Actualmente, buena parte de los departamentos y entidades públicas (incluso privadas) de los países del espacio CEMAC (Comunidad Económica y Monetaria de África Central), en general, y de Guinea Ecuatorial en particular, tienden crecientemente a automatizar de cualquier manera los procesos documentales. Sin embargo, conviene observar que la adquisición de los sistemas y las aplicaciones informáticas no resuelve por sí sola las lagunas o las incoherencias subyacentes, sino que permite únicamente —en ciertos casos— solucionar puntualmente aspectos parciales de la gestión documental. Toda implantación de digitalización de archivos de documentos que carezca de un previo análisis exhaustivo de los procesos preexistentes antes de adquirir, compara o instalar cualquier sistema o aplicación informática puede conllevar múltiples gastos innecesarios, las dificultades de falta de información consolidada en reportes pertinentes, inadecuada seguridad de los datos sensibles, ausencia de garantía de preservación digital, deficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso al histórico de expedientes y documentos, entre muchas otras incoherencias que puede presentar cualquier aparente digitalización para «modernizar» la administración.
Para abordar este desafío, el presente libro ofrece recomendaciones, herramientas y la secuencia de fases que debe recorrer cualquier institución pública o privada que quiera implantar, de forma segura y certificada, el manejo de las TIC para desarrollar la administración electrónica y los procesos de digitalización de los documentos producidos y recibidos en el desempeño de sus funciones. Así, el libro invita a que la gestión documental híbrida (físico-electróica) se alinee con lo establecido tanto en la normativa nacional como en los estándares ISO (15489, 27001, 16175, 23081, entre otros destacados en el sector).
